Phần mềm BPM là gì là câu hỏi được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi bắt đầu xây dựng chiến lược, phân bổ nhiệm vụ và thiết lập mục tiêu chung. Hiểu đúng khái niệm này giúp doanh nghiệp xác định rõ vai trò của BPM trong việc chuẩn hóa và quản lý quy trình kinh doanh. Trước khi triển khai bất kỳ hoạt động nào, bạn nên đánh giá từng lĩnh vực cụ thể để xem đâu là nơi có thể vận hành hiệu quả hơn khi áp dụng phần mềm BPM.
Phần mềm BPM là gì?
Phần mềm Business Process Management (BPM), hay còn gọi là phần mềm quản lý quy trình kinh doanh, là công cụ hỗ trợ tự động hóa và quản lý quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Phần mềm này giúp doanh nghiệp mô tả, tổ chức và kiểm soát các hoạt động kinh doanh diễn ra hằng ngày một cách có hệ thống. Nền tảng BPM đóng vai trò như một hệ thống trung tâm, cho phép theo dõi, giám sát và lập bản đồ quy trình nhằm nâng cao khả năng kiểm soát vận hành.
Thông qua việc giám sát và tự động hóa quy trình, doanh nghiệp có thể nhận diện những điểm nghẽn, khâu chưa hiệu quả và các bước cần cải thiện. Việc ứng dụng phần mềm BPM giúp doanh nghiệp chủ động loại bỏ các vướng mắc trong quy trình, từ đó tối ưu hiệu suất làm việc và nâng cao chất lượng quản lý.
Bên cạnh đó, phần mềm BPM còn hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng, triển khai và cải tiến liên tục từng quy trình nghiệp vụ cụ thể. Nhờ khả năng chuẩn hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc theo thời gian, BPM trở thành một trong những công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi quy trình kinh doanh một cách bài bản và bền vững.
Lợi ích của phần mềm BPM
Nếu bạn đang tìm kiếm lợi ích kinh doanh khi áp dụng phần mềm BPM, doanh nghiệp có thể nhận thấy rõ qua những giá trị thực tiễn dưới đây:
- Tối ưu chi phí vận hành thông qua việc chuẩn hóa và tự động hóa quy trình.
- Hỗ trợ phát triển kinh doanh nhờ chiến lược quản lý tích hợp và nhất quán.
- Cho phép tích hợp giữa các hệ thống và đơn vị, tạo nền tảng cho khả năng mở rộng.
- Mở rộng khả năng kiểm soát quản lý trên nhiều công nghệ và hệ thống khác nhau.
- Thích ứng nhanh với thay đổi về quy định, pháp lý và yêu cầu kinh doanh mà không làm gián đoạn hoạt động.
- Xây dựng môi trường workflow có cấu trúc, linh hoạt tùy chỉnh để cải tiến và tự động hóa quy trình.
- Giảm chi phí liên quan đến quy trình nội bộ, đồng thời giúp nhân sự mới nhanh chóng làm quen với hệ thống, bảng điều khiển và nhiệm vụ.
- Chuẩn hóa và mở rộng các quy trình của từng bộ phận trên toàn tổ chức, nâng cao hiệu quả quản lý quy trình kinh doanh.
- Tăng mức độ tương tác với khách hàng thông qua việc cải thiện hiệu suất xử lý và nâng cao trách nhiệm trong vận hành.
Các loại phần mềm BPM khác nhau
Trước khi lựa chọn giải pháp phần mềm BPM phù hợp, doanh nghiệp cần hiểu rõ rằng trên thị trường hiện nay có nhiều loại BPM khác nhau. Về cơ bản, phần mềm BPM được chia thành ba nhóm chính, dựa trên mục tiêu và cách tiếp cận triển khai.
- BPM ngang tập trung vào việc thiết kế và phát triển các quy trình kinh doanh tổng thể. Loại này thường nhấn mạnh yếu tố công nghệ để thúc đẩy và tối ưu luồng xử lý của quy trình.
- BPM dọc hướng đến các tác vụ hoặc nghiệp vụ cụ thể. Giải pháp này cung cấp sẵn các mẫu quy trình có thể tùy chỉnh, giúp doanh nghiệp triển khai và cấu hình nhanh từng quy trình nghiệp vụ.
- BPM bộ dịch vụ đầy đủ là nền tảng toàn diện, tích hợp đầy đủ các chức năng cốt lõi như khám phá quy trình, thiết kế và mô hình hóa, quản lý phạm vi dự án, động cơ workflow, động cơ quy tắc kinh doanh, cùng công cụ mô phỏng và thử nghiệm.
Ngoài cách phân loại theo chức năng, phần mềm BPM còn được chia theo hình thức triển khai:
- Phần mềm BPM tại chỗ (On-premise) là mô hình triển khai truyền thống, phổ biến với nhiều doanh nghiệp có yêu cầu cao về kiểm soát hệ thống.
- Phần mềm BPM dạng Software as a Service (SaaS) được cung cấp qua nền tảng điện toán đám mây, cho phép sử dụng linh hoạt, cập nhật nhanh và mở rộng theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Sự khác nhau giữa phần mềm BPM và Workflow
Phần mềm quy trình ở mức cơ bản chủ yếu thực hiện việc định tuyến nhiệm vụ giữa các cá nhân. Ví dụ điển hình là quy trình đánh giá tài liệu, trong đó một tài liệu lần lượt được chuyển qua các bên liên quan để xem xét. Khi tất cả hoàn tất đánh giá, quy trình kết thúc.
Trong khi đó, Bộ quản lý quy trình nghiệp vụ (BPMS – Business Process Management Software) nâng khái niệm này lên một cấp độ cao hơn, với khả năng quản lý và tối ưu toàn bộ vòng đời quy trình.
Ở góc độ kỹ thuật, quy trình kinh doanh không chỉ dừng lại ở việc kết nối nhiệm vụ, mà còn liên quan đến tích hợp liền mạch với các hệ thống hiện có, cùng các yếu tố như quy tắc kinh doanh, người xử lý, dữ liệu và biểu mẫu. BPMS không đơn thuần là công cụ định tuyến, mà cung cấp đầy đủ các chức năng cốt lõi của một hệ thống quản lý quy trình hoàn chỉnh, bao gồm:
- Process Modeling: Mô hình hóa và mô phỏng quy trình trước khi tự động hóa.
- Integrated Business Rules Engine: Công cụ quy tắc kinh doanh tích hợp, cho phép xây dựng và cập nhật quy tắc độc lập với quy trình nền.
- Out-of-the-box Forms Designer: Trình thiết kế biểu mẫu có sẵn, hỗ trợ tạo nhanh các biểu mẫu thay thế tài liệu thủ công.
- Process Simulation: Mô phỏng quy trình theo cách người dùng cuối thực tế sẽ vận hành.
- Patented Process Optimization Methodologies (Adaptive Discovery): Phương pháp tối ưu hóa quy trình được cấp bằng sáng chế, hỗ trợ các nguyên tắc Lean Six Sigma.
- Business Activity Monitoring and Reporting: Giám sát và báo cáo hoạt động kinh doanh, đảm bảo khả năng theo dõi và minh bạch trong toàn bộ quy trình.
Phần mềm BPM khác với ERP như thế nào?
Mặc dù các hệ thống ERP mang lại giá trị lớn trong việc tích hợp nhiều hệ thống và ứng dụng, khả năng quan sát và phân tích sâu bên trong từng quy trình ERP vẫn còn hạn chế. Trong bối cảnh thị trường và nền kinh tế biến động nhanh, doanh nghiệp cần khả năng chuyển đổi linh hoạt khi quyết định tự động hóa quy trình mới, do áp lực về chi phí, nguồn lực và lợi thế cạnh tranh. Phần mềm BPM thể hiện rõ thế mạnh khi tập trung trực tiếp vào bốn khía cạnh cốt lõi của quy trình kinh doanh gồm mô hình hóa, tự động hóa, quản lý và tối ưu quy trình.
ERP phát huy hiệu quả trong quản lý và tự động hóa ở mức hệ thống, nhưng thường đòi hỏi nguồn lực lập trình lớn và thời gian triển khai dài. Trong khi đó, BPMS cho phép doanh nghiệp tự động hóa và quản lý quy trình kinh doanh theo hướng ít hoặc không cần mã hóa. Điểm khác biệt quan trọng của phần mềm BPM nằm ở khả năng phân tích quy trình trước và sau khi vận hành, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả thực tế và liên tục cải tiến, điều mà các hệ thống ERP khó đáp ứng đầy đủ.
Lời kết
Tóm lại, khi hiểu rõ phần mềm BPM là gì, doanh nghiệp sẽ thấy đây không đơn thuần là công cụ hỗ trợ quy trình, mà là giải pháp giúp vận hành công việc mạch lạc và kiểm soát tốt hơn từng bước trong hoạt động kinh doanh. BPM giúp doanh nghiệp nhìn rõ quy trình đang vận hành ra sao, điểm nào cần cải thiện và cách tối ưu hiệu quả theo thời gian. Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng cần linh hoạt và thích ứng nhanh, việc áp dụng phần mềm BPM đúng cách sẽ tạo nền tảng vững chắc cho quản lý và phát triển lâu dài.
Đừng quên follow https://download.pro.vn/ để tìm hiểu thêm về những thông tin hữu ích của chúng tôi nhé!
